Peran dan Fungsi Kepala Sekolah Sebagai Manajer

Dalam pelaksanaan tugasnya, seorang Kepala Sekolah dituntut untuk memiliki beragam kompetensi.  Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 13 Tahun 2007 tentang Standar Kepala Sekolah menetapkan bahwa ada lima dimensi kompetensi yaitu: Kepribadian, Manajerial, Kewirausahaan, Supervisi dan Sosial.
Pada kesempatan ini kami mengupas kompetensi manajerial kepala sekolah dalam sistem pengelolaan tata usaha sekolah secara singkat.
Tata usaha sekolah adalah bagian dari unit pelaksana teknis penyelenggaraan sistem administrasi dan informasi pendidikan di sekolah. Informasi yang tata usaha sekolah kelola penting sebagai basis pelayanan dan bahan pengambilan keputusan sekolah. Semakin lengkap dan akurat data terhimpun maka pemberian pelayanan makin mudah dan pengembilan keputusan makin tepat.
Untuk mewujudkan sistem informasi dan administrasi yang tangguh kepala sekolah  perlu mengembangkan  program,  mengarahkan pelaksanaan program, dan mengedalikan  tata usaha sekolah agar mampu memberikan pelayanan administratif secara prima. Di samping itu, secara tradisional kepala sekolah bekerja sama dan mengarahkan tata usaha dalam meningkatkan pelayanan 7 K yaitu Kebersihan, Kesehatan, Keamanan, Ketertiban, Keindahan, Kekeluargaan, dan Kerindangan.
Berikut adalah kompetensi yang perlu dikembangkan oleh kepala sekolah beserta indikator ketercapaian hasilnya.

No	Kompetensi	Indikator ketercapaian hasil (Dokumen)	Contoh Produk
1	Merencanakan program kerja tata usaha sekolah	Program Rencana Kerja Tata Usaha Sekolah	Program Tahunan Tata Usaha
2	Mengorganisasikan tata usaha sekolah	Struktur organisasi Tata Usaha Sekolah	Organigram sekolah
3	Mengelola administrasi standar isi	File dokumen administrasi standar isi	Dokumen Kurikulum
4	Mengelola administrasi standar proses	File dokumen administrasi penunjang penyelenggaraan pembelajaran	Dokumen Administrasi Pembelajaran
5	Mengelola admnistrasi  pendidik dan tenaga kependidikan	File dokumen admnistrasi  pendidik dan tenaga kependidikan	Dokumen Data Kepegawaian
6	Mengelola administrasi sarana dan prasarana	File dokumen administrasi sarana dan prasarana.	Dokumen Impentaris
7	Mengelola administrasi pembiayaan.	File dokumen administrasi  pembiayaa	Dokumen administrasi keuangan
8	Meningkatkan kemampuan profesi  tata usaha sekolah	Pembinaan tata usaha sekolah	dokumen penyelenggaraan pembinaan tata usaha

Program Rencana Kerja Tata Usaha Sekolah
Kepala sekolah mengembangkan menyusun program kerja tata usaha secara  sistematis, terarah, jelas, realitistis, agar dapat petugas ketatausaha laksanakan  agar pelayanan  pendidikan yang guru berikan kepada siswa dan pelayanan sekolah kepada masyarakat berjalan seoptimal mungkin.
Program peningkatan mutu pengembangan sistem informasi, pelayanan administrasi, pelayanan dukungan penyelenggaraan pembelajaran, pelayanan dukungan pengembangan mutu lingkungan sekolah dalam rangka membangun suasana sekolah sebagai tempat belajar, dan pelayanan administrasi kepada publik perlu dikembangkan oleh tim pengembang tata usaha sekolah dengan target mutu yang jelas, indikator mutu yang jelas, dan kriteria keberhasilan yang terukur.
Yang penting pula dalam penyusunan program adalah sekolah memiliki standar prosedur peningkatan mutu sistem administrasi yang pentahapan prosesnya disepakati dan didokumentasikan. Pencapaian targetnya diukur dengan alat evaluasi yang sederhana, namun dapat merekam perkembangan proses dan hasil pekerjaan secara akurat.  Instrumen yang sekolah miliki selanjutnya dapat kepala sekolah gunakan untuk melakukan supervisi dalam rangka memetakan mutu proses dan program tata usaha sekolah.
Struktur organisasi Tata Usaha Sekolah

Pengorganisasian merupakan penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumberdaya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Sekolah sebagai UPT wajib dikelola kepala sekolah dengan sebaik–baiknya agar sumber daya yang ada dapat dimanfaatkan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan sekolah yang telah ditetapkan.
Struktur organisasi SMA sesuai dengan SK mendiknas Nomor 053/U/2001 Tanggal 19 April 2001 adalah sebagai berikut. Struktur organisasi SMA terdiri dari :

1. Kepala sekolah
2. Wakil kepala sekolah
3. Urusan tata usaha sekolah
4. Unit laboratorium
5. Unit perpustakaan
6. Dewan guru

Pada struktur organisasi tersebut perlu ada pembagian tugas, rincian tugas dan pendelegasian wewenang.
Administrasi Kurikulum Dalam Menerapkan Standar Isi
Penerapan standar isi adalah ruang lingkup penerapan kurikulum dan pengembangan kompetensi yang dituangkan dalam kriteria tentang kompetensi tamatan, kompetensi bahan kajian, kompetensi mata pelajaran, dan silabus pembelajaran yang harus dipenuhi oleh peserta didik pada jenjang dan pendidikan tertentu (PPRI No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, Pasal 1 ayat 5). Standar isi yang memuat administrasi struktur kurikulum, beban belajar, kurikulum SMA/MA/SMK/MAK, dan kalender akademik.
Administrasi Peningkatan Mutu Proses
Penerapan standar proses adalah standar nasional pendidikan yang berkaitan dengan pelaksanaan pembelajaran pada satuan pendidikan unuk mencapai standar kompetensi lulusan (PPRI No. 19 Tahun 2005 tentang Standan Nasional Pendidikan, Pasal 1, ayat 6). Administrasi standar proses memuat administrasi:

1. perencanaan proses pembelajaran
2. pelaksanaan proses pembelajaran
3. penilaian hasil pembelajaran
4. pengawasan proses pembelajaran

Administrasi Pendidik Dan Tenaga Kependidikan
Penerapan standar pendidik dan tenaga kependidikan adalah kriteria pendidikan prajabatan dan kelayakan fisik maupun mental, serta pendidikan dalam jabatan yang meliputi kualifikasi akademik dan kompetensi pendidik dan tenaga kependidikan.
Standar pendidik dan tenaga kependidikan meliputi kualifikasi dan kompetensi. Seseorang yang telah memiliki kompetensi ditandai lulus sertifikasi. Administrasi standar pendidik dan tenaga kependidikan sekolah akan lebih cepat, tepat, dan mudah dikerjakan apabila menggunakan program komputer, meskipun dengan program yang sangat sederhana.
Administrasi Sarana Dan Prasarana
Penerapan standar sarana dan prasarana adalah peningkatan mutu standar nasional pendidikan yang berkaitan dengan criteria minimal tentang ruang belajar, tempat berolah raga, tempat beribadah, perpustakaan, laboratorium, bengkel kerja, tempat bermain, tempat berkreasi dan berekreasi serta sumber belajar lain, yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran, termasuk penggunaan teknologi dan komunikasi.
Administrasi Keungan
Penerapan standar pembiayaan adalah standar yang mengatur sistem anggaran, pengalokasian anggaran, dan mempertanggung jawabkan biaya operasi satuan pendidikan yang berlaku selama satu tahun. Pembiayaan pendidikan terdiri atas: (1) Biaya investasi, (2) Biaya operasi, dan (3) Biaya personal . Administrasi standar pembiayaan akan lebih cepat, tepat, dan mudah dikerjakan apabila menggunakan program komputer, meskipun dengan program yang sangat sederhana.
Pembinaan TAS
Dalam mengembangakna sistem pelayanan tata usaha sekolah , kepala sekolah menerapkan konsep pembinaan sumber daya manusia yang antara lain meliputi:

• Mendefinisikan dan mendeskripsikan tugas tenaga tata usaha (sekarang tenaga administrasi sekolah) dan ruang lingkup TAS.
• Menetapkan pembatasan tugas pokok dan fungsi, wewenang, tanggung jawab, hak dan kewajiban TAS
• Meningkatkan kualifikasi TAS
• Meningkatkan kompetensi TAS
• Melakukan rekrutmen dan seleksi TAS
• Melaksanakan pembinaan karir
• Mengembangkan sistem penilaian kinerja
• Memberikan penghargaan dan perlindungan
• Memberikan pelayanan menghentikan tenaga dan memberikan pelayanan pensiun

Semoga gambaran singkat ini bermanfaat dalam rangka meningkatkan kinerja tata usaha sekolah dalam membangun sistem informasi sekolah, membangun pelayanan belajar, dan sistem pelayanan publik yang optimal.
(Admin)